Cara Variasi Blog Agar Menarik

Cara membuat tulisan berjalan (marquee) – Mungkin anda pernah mengunjungi sebuah blog atau website yang terdapat tulisan berjalan dan dalam hati anda bertanya, bagaimana cara membuat tulisan berjalan seperti itu yah? Cara membuat tulisan berjalan (marquee) Untuk membuat tulisan berjalan itu sangat mudah karena hanya dengan kode HTML sederhana sudah akan tercipta sebuah tulisan berjalan. Kode HTML untuk membuat tulisan berjalan di kenal dengan perintah Marquee. Kode dasar perintah marquee adalah sebagai berikut : Tulisan disini akan berjalan Selain kode dasar marquee, ada perintah lain (umumnya disebut sebagai atribut) yang disisipkan untuk mengatur keindahan tampilan tulisan yang berjalan. Atribut yang sering di gunakan dalam kode marquee adalah : bgcolor="warna" » Untuk mengatur warna background (latar belakang) teks direction="left/right/up/down" » Mengatur arah gerakan teks behavior="scroll/slide/alternate" » Untuk mengatur perilaku gerakan Scroll » teks bergerak berputar Slide » teks bergerak sekali lalu berhenti Alternate » teks bergerak dari kiri kekanan lalu balik lagi ( bolak-balik bo) title="pesan" » Pesan akan muncul saat mouse berada di atas teks scrollmount="angka" » mengatur kecepatan geraka, semakin besar angka semakin cepat gerakannya. scrolldelay="angka" » Untuk mengatur waktu tunda gerakan dalam mili detik loop="angka|-1|infinite" » Mengatur jumlah loop width="lebar" » Mengatur lebar blok teks dalam pixel atau persen Agar lebih jelas akan Kang Rohman sertakan contohnya : Contoh marquee dari gerakan : marquee dari kanan ke kiri Contoh hasilnya : ganti kata "left" dengan keinginan anda yaitu bisa : right, up, down . Contoh marquee dengan variasi hurup dan warna latar belakang :

Contoh hasilnya : Agar lebih menarik, kode marquee juga bisa dipadukan dengan javascript sederhana, seperti onmouseover="this.stop()" onmouseout="this.start()" . Dengan kode javascript tersebut, tulisan berjalan akan seketika berhenti apabila pointer mouse komputer pengunjung blog kita mengarah ke tulisan yang berjalan, dan akan berjalan kembali apabila pointer mouse dipindah ke tempat lain. Contoh, silahkan arahkan pointer mouse anda ke area marquee di bawah ini : Contoh kodenya : silahkan tunjuk ke sini Contoh hasilnya : Contoh kode marquee yang di dalam nya terdapat link : cara membuat blog
Membuat blog
Pasang Iklan
Pasang Iklan Membuat blog
cara membuat blog
Contoh hasilnya : Itu adalah beberapa contoh variasi kode marquee yang bisa di berikan, silahkan anda otak-atik sendiri agar tercipta variasi-variasi dari marquee ini. Cara memasang tulisan berjalan di blog Bila anda bertanya, sesudah membuat kode marquee lalu untuk di pasang di blognya bagaimana? Tentu jawabannya ya terserah anda mau di pasang di mana. Namun, sebagai contoh berikut adalah cara memasang kode marquee di sidebar blogger. 1. Silahkan login ke blogger dengan akun anda. 2. Klik pada nama blog anda. 3. Klik menu Tata Letak 4. Klik Tambah Gadget 5. Klik pada widget HTML/Javascript 6. Pasanglah kode marquee yang telah anda buat sesuai degan yang Kang Rohman terangkan diatas. 7. Klik tombol Simpan 8. Selesai. Semoga artikel cara membuat tulisan berjalan (marquee) ini dapat bermanfaat bagi anda

MATERI KKPI

Fungsi dan Macam-macam Search Engine Dunia A. MELAKUKAN PENELUSURAN DI INTERNET 1. Pengertian Search Engine Web search engine merupakan progam komputer yang dirancang untuk mencari informasi yang tersedia didalam dunia maya, web search engine mengumpulkan informasi yang tersedia secara otomatis. 2. Cara Kerja Search Engine Mesin pencari web bekerja dengan cara menyinpan hampir semua informasi halaman web, yang diambil langsung dari www. Halaman–halaman ini diambil secara otomatis. Isi setiap halaman lalu dianalisis untuk menetukan cara menindeksnya (misalnya, kata – kata diambil dari judul, subjudul, atau field khusus yang disebut meta tag). Data tenteng halaman web disimpan dalam sebuah database indeks untuk digunakan dalam pencarian selanjutnya. Sebagian mesin pencari, seperti google, menyimpan seluruh atau sebagian halaman sumber (yang disebut cache) maupun informasi tenteng halaman web itu sendiri. 3. Macam–macam Mesin Pencari Berikut ini adalah beberapa mesin pencari yang terkenal dan banyak digunakan. A. Google (www.google.com) Google merupakan mesin pencari yang mempunyai kemampuan untuk melakukan pencarian dengan super cepat. Google mempunyai algoritma pencarian yang sangat efisien yang digunakan dalam sebuah jaringan komputer mesin pencari. B. Altavista (www.altavista.com) Altavista didirikan oleh Digital Corp. Altavista mempunyai kelebihan dalam pencarian canggih (advanced search) dengan menggunakan operator Boolean AND,OR,(),NOT,NOR,”,dan* . C. Yahoo (www.yahoo.com) Yahoo merupakan mesin pencari yang menggunakan indeks direktori. Direktori merupakan daftar link yang disusun menurut kelompok tertentu. Kelebihan yahoo yaitu mempunyai database yang besar dan membagi database dengan google. D. Lycos (www.lycos.com) Lycos dibuat pada tahun 1994 di Carnegie Mellon University. Lycos mempunyai kelebihan yaitu mudah digunakan dan mudah menemukan web site yang terdapat di tripod.com. E. Amazon (www.amazone.com) F. Netscape (www.netscape.com) G. About (www.about.com) H. Microsoft network (www.msn.com) I. Teoma (www.teoma.com) B. PENCARIAN MELALUI GOOGLE Google merupakan sebuah situs web yang memiliki fasilitas mesin pencari. Kita bisa masuk ke web google dengan mengetik pada Address Bar http://www.google.com atau google.com untuk seluruh dunia atau google.co.id untuk lokal Indonesia, lalu enter atau klik tombo go. 1. Ketikan kata yang dicari pada kolom search. (misal smau bppt) 2. Klik telusuri dengan google atau tekan enter 3. Komputer akan mencari hal dituliskan din kotak search engine 4. Hasil pencarian akan terlihat di monitor komputer anda masing – masing 5. Beberapa web artikel yang berhubungan dengan smau bppt akan ditampilkan 6. untuk membuka webnya, klik pada link materi sesuai yang kita cari, yaitu SMA U BPPT. 7. Apabila web yang akan kita buka ternyata tidak sesuai dengan yang kita harapkan, maka kita kembali ke halaman sebelumnya, yaitu daftar web yang ditemukan mesin pencari. 8. Untuk kembali ke halaman sebelumnya, gunakan tombol back. 9. Ulangi lagi untuk membuka web lain yang terdapat pada halaman hasil pencarian. C. MENYIMPAN FILE HALAMAN WEB Halaman web dalam Internet Explorer dapat disimpan ke dalam file di komputer kita. Ini kita lakukan agar dapat membuka kembali halaman web tersebut tanpa kita harus koneksi ke internet (work offline). Sebelum kita mulai menyimpan, bukalah beberapa halaman dari web yang kita akses, setelah itu baru kita lakukan penyimpanan. Halaman web yang kita simpan bisa sama persis seperti pada waktu kita buka di internet, dengan memilih save as type web page complete. Langkah – langkah penyimpanan file halaman web adalah sebagai berikut. 1. Bukalah sebuah situs (web) setelah terbuka penuh, kemudian disimpan. 2. Klik menu file, lalu pilih save as… 3.Tentukan lokasi penyimpanan dalam save in (misal di folder My Documents) 4. Pada kotak file name ketik nama file (misal makalah) 5. Klik Save. D. DOWNLOAD Download adalah proses pengambilan informasi berupa file, data atau progam yang disediakan oleh sebuah situs web. Tipe file hasil download biasanya ekstensi PDF (dari aplikasi acrobat reader), PPT (dari aplikasi power point), DOC (dari aplikasi MS – Word), HTM atau HTML ekstensi dari file HTML. Ada pula file – file hasil download berupa gambar yang berformat data JPG, JPEG, TIFF, GIF, dan lain-lain. Cara download adalah sebagai berikut : 1. Perhatikan terlebih dahulu link atau icon dalam halaman web yang menunjukan bahwa itu akan mengarah pada kandungan file baik itu data maupun progam. 2. Klik link atau icon tersebut. 3. Selanjutnya akan muncul kotak dialog File download. 4. Perhatikan nama file yang akan didownload, juga perhatikan pula nama filenya. 5. Klik tombol Save untuk memulai download. 6. Kotak dialog Save as akan muncul, tentukan tempat penyimpanan (misal di folder hasil download). 7. Ketik nama file yang diinginkan. 8. Lalu klik Save, hingga ditampilkan hasil download komplit. E. MENCETAK HASIL BROWSING / SEARCHING 1. Kita dapat mencetak halaman web dengan cara berikut ini. 2. Buka web yang kita cetak. 3. Ke menu file pada menu bar kemudian klik print. 4. Kita dapat mencetak halaman web dengan cara berikut : A. Setelah itu akan tampil kotak dialog Print. B. Anda dapat memilih jenis printer yang akan digunakan serta jumlah dan halaman yang akan diprint pada select printer. C. Tentukan halaman yang di cetak. Tentukan jumlah rangkap percetakan. Kemudian klik button print pada bagian bawah kotak dialog untuk mencetak file. Cara Menggunakan Search Engine Google Rahasia Blog SEO - Berikut ini panduan singkat cara mencari informasi di internet menggunakan google.com. Ketepatan akan informasi yang diperoleh melalui search engine sangat tergantung pada keyword yang digunakan. Misalnya mencari informasi tentang teknologi internet, akan memberikan hasil yang berbeda jika anda menggunakan keyword "teknologi internet" dengan keyword teknologi internet (tanpa tanda kutip"). Mungkin sahabat blogger ada yang sebagian yang sudah tahu dan mungkin juga ada yang sebagian belum. Berikut tips dan trik kami memberikan keyword dalam mencari informasi menggunakan website search engine google.com 1. Menggunakan tanda kutip dua (" ") google akan mecari seluruh halaman seluruh halaman yang telah diindeksnya terhadap kata-kata yang sama persis anda tulis dalam tanda kutip dua. Misalnya andamengetikkan keyword "teknologi internet", google hanya akan menampil hasil terhadap website yang mengandung kata teknologi internet saja. Jika ada website yang mengandung kata teknologi saja atau kata internet saja, maka tidak akan dicantum sebagai hasil pencarian. Lihat contoh gambar di bawah ini. "teknologi internet" 2 Menggunakan symbol + dan – Keyword yang didahului oleh tanda + menandakan keyword tersebut wajib ada pada halaman hasil pencarian, sedangkan tanda - menandakan pengecualian. Misalnya anda ingin mencari informasi tentang teknologi namun bukan teknologi internet, maka gunakan keyword +teknologi -internet. Lihat contoh gambar di bawah ini +teknologi -internet 3. Mencari pada website tertentu saja, gunakan keyword site. Misalnya saya ingin mencari informasi tentang teknologi internet hanya di website www.ephi.web.id, maka saya akan lakukan dengan cara: teknologi internet site:www.ephi.web.id teknologi internet site:www.ephi.web.id 4 Mencari informasi dalam format file, pdf, xls, ppt, doc, gunakan keyword filetype. Misalnya saya ingin mencari artikel tentang teknologi internet dalam format dokumen, maka saya gunakan keyword: teknologi internet filetype:doc teknologi internet filetype:doc 5. Mencari definisi suatu istilah, gunakan keyword: define Misalnya saya ingin mengetahui definisi internet, gunakan keyword, define internet define internet 6. Mencari gambar, gunakan keyword: pict atau picture. Misalkan saya ingin mencari gambar Gus Dur (alm), keywordnya: gus dur picture gus dur picture Semoga artikel ini bermanfaat bagi yang membacanya, terima kasih Read more: http://rahasiablogseo.blogspot.com/2012/10/cara-menggunakan-search-engine-google.html#ixzz2Mzw4J2C3 Teknologi dan Aplikasi Internet Under Creative Commons License: Attribution No Derivatives Follow us: @rahasiablogger on Twitter | rahasiablogger on Facebook

Pengetahuan Umum

Modul SMK Administrasi Perkantoran Kurikulum Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) tahun 2004 untuk Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran. Ada 18 kompetensi di dalam kurikulum itu: 1. Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan. 2. Mengikuti prosedur keamanan, keselamatan, dan kesehatan kerja. 3. Berkomunikasi melalui telepon. 4. Menggunakan peralatan kantor. 5. Merencanakan dan melakukan pertemuan. 6. Melakukan prosedur administrasi. 7. Mengikuti aturan kerja sesuai dengan lingkungan kerja. 8. Menjaga dan melindungi budaya kerja. 9. Mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen. 10. Menangani surat masuk dan keluar. 11. Membuat dan menjaga sistem kearsipan untuk menjamin integritas. 12. Mencatat dikte untuk mempersiapkan naskah. 13. Menghasilkan dokumen sederhana. 14. Menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen. 15. Mengatur perjalanan bisnis. 16. Memberikan pelayanan kepada pelanggan. 17. Mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi. 18. Memproses transaksi keuangan. Berdasarkan 18 kompetensi kurikulum dan isi materi, bertujuan mempersiapkan tenaga lulusan yang sanggup dipekerjakan sebagai: • Sekretaris, yaitu sekretaris organisasi atau sekretaris kantor, atau sekretaris perorangan pimpinan, atau sekretaris pribadi tokoh masyarakat; • Manajer kantor, yaitu pimpinan sebuah kantor administrasi baik pemerintah maupun swasta, kantor lembaga pemerintah maupun kantor badan usaha swasta; • Pegawai administrasi yaitu karyawan kantor yang menangani urusan administrasi perkantoran, baik pemerintah maupun swasta. kurikulum ini membahas secara meluas materi-materi perkantoran yang berkaitan dengan pekerjaan tiga jenis profesi: sekretaris, manajer kantor, dan pegawai administrasi Artikel modul terkait silahkan download 1. Kumpulan Modul Kompetensi Kurikulum Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran. • Menerima Tamu dan Bertamu • Menerima Telepon dan Menelepon • Membuat Surat • Menerima dan Menggandakan Surat • Menata Arsip • mengatur dokumen kantor • 7. Mempersiapkan Rapat dan Membuat Notula • 8. Menciptakan dan Mengembangkan Naskah untuk Dokumen • Menghasilkan Dokumen sederhana • Mengatur Perjalanan Dinas atau Bisnis Pimpinan dan Kolega • 10. Mencatat Dikte untuk Mempersiapkan Naskah (steno) • Budaya Kerja -Keamanan, Keselamatan dan Kesehatan Kerja (Keamanan Keselamatan dan kesehatan kerja) • Aturan Kerja dalam Organisasi Kantor (Mengikuti Aturan Kerja Sesuai Lingkungan Kerja) • Klasifikasi Jabatan Sekretaris • Sekretaris sebagai Pegawai Administrasi • Membuat dan Menjaga sistem Kearsipan untuk menjaga Integritas (Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan) • praktik_perjalanan_bisnis • Kemahiran Berkomunikasi • Nilai Moral Sekretaris A. Pengertian Kearsipan Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan. (Rangkuman beberapa pengertian dan hal-hal terkait dengan Kearsipan) Yang dimaksud dengan kearsipan adalah segenap kegiatan yang berhubungan dengan masalah arsip, yang terdiri dari kegiatan penerimaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusutan dan penyimpanan. [Ig. Wursanto, Kearsipan I (Yogyakarta : Kanisius, 1991), hal. 104] Menurut UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dimaksud arsip adalah : 1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2. Naskah-Naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atauperorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. [UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1] Dalam buku Information and Image Management A Record System Approach disebutkan bahwa : A record is recorded information, regardless of medium or characteristics, made or received by an organization that is usefull in the operation of the organization. Records include all books, papers, photographs, maps, or other documentary materials, regardless of physical form or characteristics, made or received for legal and operational purposes in connection with the transaction of business. [Betty R.Ricks, et.al, Information and Image Management A Record System Approach, 3rd edition (Cincinnati, Ohio : South Western Publishing Co, 1992), hlm.3] (Arsip adalah rekam informasi apapun media atau karakteristiknya, dibuat atau diterima oleh organisasi yang berguna dalam kegiatan organisasi. Yang termasuk arsip adalah buku-buku kertas-kertas, foto, peta-peta atau bahan-bahan dalam bentuk dokumen lainnya, apapun bentuk fisik atau karakternya, dibuat atau diterima untuk tujuan sah dan operasional dalam hubungannya dengan transaksi bisnis). Adapun yang dimaksud dengan “arsip” ialah : a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan b. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Perbedaan antara fungsi arip dalam tata Pemerintahan dan fungsi dalam kehidupan nasional terdapat dalam tugas Pemerintah yakni pengamanan dari pada pertanggungjawaban di bidang Nasional dan di bidang Pemerintahan. B. Sistem Pengarsipan Ada 5 macam sistem pengarsipan. 1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System) Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar). Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan. Adapun kata tangkap dapat berupa : - Nama orang - Nama perusahaan / organisasi - Nama tempat / daerah - Nama benda / barang - Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai) Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat. Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit. Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip. Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan. Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai. Ada dua macam petunjuk silang. a. Petunjuk silang langsung Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah. b. Petunjuk silang tak langsung Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu. Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah : - Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama - Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan. - Menetapkan caption atau judul surat - Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan - Membuat petunjuk silang - Memberi kode surat - Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip. - Menyusun menurut susunan abjad. - Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan. Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah - Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci. - Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup. - Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal 2. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat) Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah. a. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan. Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu. b. Perlengkapan menyimpan surat - Filling Cabinet - Guide - Folder - Kartu kendali c. Pemberian kode surat d. Penyimpanan surat, dengan cara - Membaca surat untuk mengetahui isi surat - Memberi kode surat - Mencatat surat dalam kartu kendali e. Menyimpan kartu kendali. 3. Sistem Nomor Di dalam sistem nomor ada 4 macam a. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi) Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan. Yang diperlukan dalam sistem ini adalah 1) Perlengkapan yang diperlukan adalah - Filling cabinet - Guide - Folder 2) Daftar klasifikasi nomor 3) Kartu kendali Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu. Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu - Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor - Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama - Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu. Guna daftar klasifikasi adalah - Sebagai pedoman pemberian kode surat - Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet - Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide - Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder - Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan Cara penyimpanan surat - Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya - Memberi kode surat - Mencatat surat kedalam kartu kendali - Mencatat surat pada kartu indeks - Menyimpan surat - Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan - Menyimpan kartu kendali b. Sistem nomor menurut Terminal Digit Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip. Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah - Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder) - Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat. - Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut 1) Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide 2) Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder 3) Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder - Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55. c. Sistem Nomor Middle Digit Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map. Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit. d. Sistem nomor Soundex (phonetic system) Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka. Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor. 4. Sistem Geografis / Wilayah Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini - Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali. - Penyimpanan surat melalui prosedur a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan. b. Membaca surat c. Memberi kode surat d. Mencatat surat pada kartu kendali e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing f. Menyimpan surat g. Menyimpan kartu kendali - Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya. 5. Sistem Tanggal (Chronologis) Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar) Yang diperlukan untuk sistem ini adalah - Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali. - Pembagian sistem tanggal a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci) b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide) c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder) - Susunan guide dan folder dalam filling cabinet a. Laci menggambarkan tahun b. Guide menggambarkan bulan c. Folder menggambarkan tanggal - Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan b. Mencatat surat pada kartu kendali c. Menyimpan surat. C. Jenis Bahan dan Alat Kearsipan 1. FILING CABINET Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drainer type filing cabinet. Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. Drawer type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi 2. Lemari Arsip Lemari arsip ini berbentuk, seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat. 3. Folder Adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak. Biasanya ditempatkan di belakang guide. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat 4. Guide card (tanda batas/sekat penunjuk) Adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang ada di belakangnya. Guide dibedakan menjadi dua, yaitu guide besardan guide kecil. Ada 3 (tiga) kegunaan dari Guide Card, yaitu: Penunjuk untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Pembatas antara folder yang satu dengan folder lainnya atau sebagai sekat pemisah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip lainnya. Sebagai penyangga folder agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanannya. Ada 2 macam guide card yang dipakai oleh bebe¬rapa perusahaan, yaitu: Guide besar Guide ini mempunyai ukuran 36 x 25 cm dan digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dalam folder folio Guide kecil Guide ini mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm. 5. Map Adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat. Ada empat macam map, yaitu brief twine); stof nap, snelhechter, hanging map (map gantung). 6. Jenis-Jenis Map Brief ordner yaitu map besar terbuat dari karton tebal yang di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak. Stopmap yaitu berkas lipatan berdaun yang ter¬buat dari kertas tebal atau plastik. Snellhechter yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang di dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam. Hanging map (map gantung) yaitu map tanpa je¬pitan yang digantung pada gawang filing cabinet. 7. Rak Sortir Adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing¬masing Fungsi : digunakan untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing 8. Kartu Indeks Adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan 9. POSTEPEL a/ sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali untuk mengikat Fungsi : untuk memasukkan suatu arsip atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut. D. Peran, Fungsi, dan Tujuan Kearsipan 1. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional. 2. Fungsi arsip membedakan : a. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. b. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh, dan terus berubah seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun dengan tata pemerintahan. 3. Tujuan Kearsipan Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.