Tugas X b1- X b2 oktober th 2012
b. Mengidentifikasi sarana-prasarana administrasi perkantoran
c. Mengidentifikasi persyaratan personil administrasi perkantoran, sehingga dapat menjawab 9 pertanyaan : a. Apa pengertian administrasi
b. sebutkan faktor administrasi
c. apa pengertian kantor
d. apa pengertian administrasi perkantoran
e. apa pengertian pekerjaan kantor
f. sebutkan jenis-jenis pekerjaan kantor
g. jelaskan sarana dan prasarana pekerjaan kantor
h. apakah etika kepegawaian
i. bagaimanakah syarat standar kualifikasi personil kantor semua jawaban dan komentar kalian kerjakan di postingan weblog masing masing...siapa cepat melapor disini..(amsfiletugas1_weblog)
JAWABAN:
a) A. Pengertian
Administrasi :
Secara
etimologi, administrasi berasal dari bahasa latin yaitu Ad, dan Ministrare. Ad artinya intensif,
Ministrare artinya melayani, membantu, memenuhi.
Dalam
bhs Inggris “administration” artinya
Tata Usaha.
Pengertian
administrasi dalam arti sempit
:
Kegiatan
penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan
menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh
kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain.
Pengertian
administrasi dalam arti luas
:
Kegiatan
kerjasama yang dilakukan oleh dua orang
atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur
organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan
secara efektif dan efisien.
b) 1.
Pengorganisasian
Merupakan
rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau
tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerjasama mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
2.
Manajemen
Merupakan
rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas
kerja agar tujuan kerjasama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.
3.
Tata
Hubungan
Merupakan
rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak
lain dalam usaha kerjasama.
4.
Kepegawaian
Merupakan
rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam
usaha kerjasama.
5.
Keuangan
Merupakan
rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama.
6.
Perbekalan
Merupakan
rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara,
sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam
usaha kerjasama.
7.
Tata
usaha
Merupakan
rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan
menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama.
8.
Perwakilan
/humas
Merupakan
rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan
dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerjasama yang dilakukan.
c) A. Pengertian
Kantor
Menurut
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang)
tempat mengurus suatu pekerjaan/ Tempat bekerja.
Kantor
adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha
d)
Administrasi
perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor).
Pengertian
manajemen kantor (office management) menurut beberapa ahli :
1.
William
Spriegel dan Ernest Davies
Manajemen
kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufacturing, pergudangan dan
penjualan.
2.
George
R. Terry
Manajemen
kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan
pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
3.
Arthur
Granger
Manajemen
kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan
perekaman dan perekaman dari suatu organisasi.
4.
William
Leffingwell dan Edwin Robinson
Manajemen
kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen
yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun,
dan di mana pun pekerjaan itu dilakukan.
e) Kegiatan
Kantor
Kegiatan
pekerjaaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan yang berhubungan dengan
kegiatan sebagai berikut :
a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning)
Adalah
proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali
faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.
Perencanaan perkantoran meliputi :
1.
perencanaan
gedung
2.
tata
ruang kantor
3.
penerangan
4.
ventilasi
5.
perlengkapan
peralatan dan perabotan kantor
6.
metode-metode
dan standarisasi pekerjaan kantor
7.
anggaran
(budgeting) perkantoran
8.
standar
kualitas kerja
9.
sistem
informasi dan telekomunikasi
b.
Pengorganisasian
Perkantoran (Office Organizing)
Adalah
pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan
fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :
1.
pembagian
tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi
2.
pemeliharaan
hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
3.
penyediaan
peralatan/ perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk
memudahkan karyawan dalam melakuan pekerjaan.
c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)
Adalah
suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara
maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk
menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis.
Pengarahan perkantoran meliputi :
1.
penggunaan
teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
2.
penggunaan
teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
3.
pemberian
bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah
4.
penyatuan
visi dan misi karyawan dan organisasi
5.
perancangan
cara komuniikasi yang efektif dengan karyawan
6.
penggunaan
tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan
d.
Pengawasan
Perkantoran (Office Controlling)
Adalah
kegiatan memastikan bahwa sasaran dan
hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target.
Objek pengawasan perkantoran
meliputi :
1.
penggunaan
peralatan dan perabot kantor
2.
metode-metode
dan standarisasi pekerjaan kantor
3.
kualitas
pekerjaan kantor
4.
waktu
5.
biaya
perkantoran
f) A. Jenis-jenis
Pekerjaan Kantor
Jenis-jenis
pekerjaan kantor, antara lain :
1.
Menghimpun
Yaitu
kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada
atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat
diperlukan.
Contoh
: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll.
2.
Mencatat
Merupakan
kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud
tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan.
Contoh
: membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.
3.
Mengolah
Merupakan
berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji
dalam bentuk laporan yang lebih berguna.
Contoh
: membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan
keuangan.
4.
Menggandakan
Merupakan
kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah
yang diperlukan.
Contoh
: memfotokopi surat, mencetak informasi, dll
5.
Mengirim
Yaitu
kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak
kapada pihak lain.
Contoh
: mengirim e-mail, faksimili, surat
6.
Menyimpan
Yaitu
kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu
yang aman.
Contoh
: menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku
di perpustakaan
7.
Melakuan
Komunikasi
Yaitu
kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung
ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.
Contoh
: corespondence, telepon, teleconference, chatting
8.
Menghitung
Kegiatan
melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.
Contoh
: menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan
9.
Pekerjaan
lainnya
Yaitu
pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas utama perusahaan.
Contoh
: pelayanan tamu, kurir, cleaning service
Berdasarkan
hasil penelitian G.R Terry terhadap perusahaan-perusahaan di AS, persentase
pekerjaan-pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah
sebagai berikut :
a.
Typing
(mengetik) =
24,6%
b.
Calculating
(menghitung) =
19,5%
c.
Checking
(memeriksa) =
12,3%
d.
Filling
(menyimpan) =
10,2%
e.
Telephoning
(menelepon) = 8,8%
f.
Duplicating
(menggandakan) = 6,4%
g.
Mailing
(persuratan) = 5,5%
h.
Other
(lain-lain) =
12,5%
Total = 100%
g)
2. Sarana
dan Fasilitas Kerja Perkantoran, meliputi :
a. Lokasi
Kantor
Faktor-faktor
yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, adalah
1. faktor keamanan
2. faktor lingkungan
3. faktor harga
b. Gedung
Faktor
yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain :
1. gedung menjamin keamanan dan
kesehatan karyawan
2. gedung memiliki fasilitas yang
memadai
3. harga gedung yang kompetitif
(seimbang dengan biaya dan keuntungan)
c. Peralatan
Peralatan
digolongkan dalam 2 kelompok, yaitu :
1.
Perabotan
kantor (office furniture)
Perabotan
kantor khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratif,
seperti meja, kursi, rak, laci-laci, baik terbuat dari kayu maupun besi..
2.
Perbekalan
kantor (office supplies)
Contoh
: kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.
d. Interior
Adalah
tatanan perabot/ perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang
kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.
e. Mesin-mesin
Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula
dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan digunakan, disesuaikan
dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan kantor ......
h)Nyusul ya pak
i)
Syarat-syarat personil kantor
a. Persyaratan pengetahuan
Persyaratan
pengetahuan biasanya masih diukur dari tingkat pendidikan calon pekerja.
b. Persyaratan keterampilan
Seorang
personil kantor dinyatakan terampil bekerja apabila karyawan administrasi telah
mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam
kegiatan yaitu menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan
menyimpan.
c. Persyaratan kepribadian
Syarat
kepribadian yang diperlukan oleh seorang personil kantor adalah sebagai berikut:
1)
Loyalitas yaitu kesetiaan terhadap perusahaan dan
pekerjaannya
2)
Tekun dan rajin yaitu setiap melaksanakan pekerjaan
selalu dikerjakan dengan sungguh-sungguh, cermat dan teliti.
3)
Kesabaran yaitu teliti, ulet dan tidak cepat putus asa
dalam melaksanakan pekerjaan
4)
Kerapian yaitu setiap pekerjaan dilakukan dengan baik,
rapid an tidak berantakan. Dapat pula diartikan sebagai rapi dalam berpakaian,
santun dalam bersikap.
5)
Dapat menyimpan rahasia.
